Cooltra en B2Brouter – “Standaardisering van het ontvangstkanaal voor facturen en toetreding tot de wereld van elektronische facturering”
Cooltra is een toonaangevende aanbieder van duurzame oplossingen voor tweewielersmobiliteit in Europa. Het bedrijf werd 15 jaar geleden opgericht in Barcelona, mede door de ondernemer Timo Buetefisch, en is aanwezig in 6 Eu-ropese landen (Oostenrijk, Spanje, Frankrijk Italië, Portugal en Tsjechië).
De onderneming beschikt over een vloot van 16.000 voertuigen, waarvan 64% elektrische motorfietsen die geen koolstofvoetafdruk achterlaten. Ze verlenen deeldiensten, zoals het per minuut verhuren van elektrische motorfietsen en fietsen, of leasediensten voor privégebruik of gebruik door bedrijven en openba-re instanties.
“B2Brouter biedt een vriendelijke service, draagt oplossingen aan en staat altijd klaar om naar je te luisteren om je project zo flexibel en gemakkelijk te uit te voeren.”
De onderneming heeft bijna 400 werknemers in dienst en een netwerk van on-geveer 120 partnergarages in Spanje, Portugal, Italië, Frankrijk en Oostenrijk. Dit betekent dat het beheren van alle facturen die ontvangen werden van alle garages tot voor kort een grote uitdaging was voor Cooltra. Voor onderhoud- en reparatieservices ontving Cooltra elke dag facturen van verschillende soorten en maten en via verschillende kanalen… Dat was een behoorlijke beproeving.
De enorme variatie van documenten “maakte het beheren van de facturen, de validatie en analyses ingewikkeld”, beamen Gerard Curtiella, Hoofd Administra-tie Externe garages van Cooltra, en Javier Gallarza, Operations Manager van de Catalaanse onderneming. Om een competitieve en doorslaggevende oplossing te vinden, namen zij contact op met B2Brouter.
Eén kanaal
“Wij wilden slechts één kanaal hebben om alle facturen te ontvangen, met een standaard formaat en alles via elektronische weg, om zo af te stappen van de traditionele methode”, vertellen zij.
Na een aantal maanden analyseren, boden de experts van B2Brouter een oplossing voor al hun behoeften en hielpen zij met de integratie van het B2Brouter-portaal met hun interne ERP-programma Openbravo. Volgens Curtiella en Gallarza begonnen zij al vanaf het moment dat het systeem werd toegepast verbeteringen te zien in de dagelijkse beheertaken. “Wat betreft het milieu – ons bedrijf is zeer toegewijd aan het verminderen van milieuvervuiling – hebben wij de hoeveelheid papier die we gebruikten om factu-ren te printen kunnen verminderen.”
Ze geven aan dat “het factuurbeheer nu sneller gaat en het werk van het boek-houdteam nu gemakkelijker is dankzij het standaard factuurformaat dat de meeste van de partnergarages gebruiken.” Een andere verbetering is dat Cool-tra “gemakkelijker toegang heeft tot alle gegevens om al het werk dat gedaan is door de externe garages te analyseren en controleren”.
E-factuur, vandaag en morgen
Hierdoor kunnen Curtiella en Gallarza de consultancydiensten van B2Brouter van harte aanbevelen, omdat “het bedrijf vanaf het allereerste begin een vrien-delijke service biedt, oplossingen aandraagt en altijd klaar staat om naar je te luisteren om je project zo flexibel en gemakkelijk te uit te voeren”.
Cooltra is zich ervan bewust dat e-facturatie in vele Europese landen een feit is en dat het “in de nabije toekomst een essentiële vereiste wordt in Spanje”.