Waarom elektronisch factureren aan de Vlaamse overheid kansen biedt
Voert u een overheidsopdracht uit voor de Vlaamse overheid? Dan wilt u een snelle en correcte betaling van uw factuur. Dat kan via een papieren factuur. Of zijn de regels veranderd? Moet die facturatie elektronisch gebeuren? Even kijken.
U factureert voor een overheidsopdracht? Alleen nog e-invoicing
E-facturatie is standaard geworden als u als bedrijf de Vlaamse overheid factureert. En dat sinds 2017, op basis van de Europese wetgeving. U moet uw facturen dus elektronisch versturen, in een standaardformaat. Dus pdf’s verzenden? Dat mag u niet.
Maar er zijn altijd uitzonderingen. Privépersonen en micro-ondernemingen hoeven niet verplicht elektronische facturen te sturen.
De troeven van elektronisch factureren
- U werkt een stuk efficiënter en bespaart kosten
- U verwerkt uw facturen sneller en de betaling gebeurt vlotter
- U hebt zelfs recht op kortingen als u gestandaardiseerd aan e-invoicing doet
Digitale facturen: het technische luik
Hoe het technisch in elkaar zit? Simpel. De Vlaamse overheid gebruikt de UBL-standaard voor digitale facturen. Een UBL-factuur is een digitaal xml-bestand waarin alle info op een vaste plaats in de code is opgenomen.
Gevolg? Digitale facturen zijn universeel leesbaar voor facturatiesoftware, die de facturen automatisch leest en verwerkt.
- U hoeft geen gegevens meer over te typen bij de verwerking
- U kan uw e-facturen zelfs digitaal archiveren of delen met de boekhouding.
Zo bespaart u een hoop tijd. Bovendien daalt de kans op menselijke fouten bij de verwerking.
Het Peppol-netwerk
Wie UBL-factuur verzenden zegt, zegt ook fraude bij facturen. Precies daarom werd het Peppol-netwerk ontwikkeld: Pan-European Public Procurement Online. Een beveiligd netwerk waarmee u digitale facturen verstuurt en ontvangt.
Het Peppol-netwerk is uitsluitend toegankelijk via Access Points. U verstuurt en ontvangt digitale facturen vanuit software die verbonden is met een Access Point. Zo is factuurfraude verleden tijd en komen uw facturen altijd aan. Die garantie hebt u voortaan.
Nog een voordeel: u hoeft geen e-mailadres of fysiek adres in te voeren. Want ondernemingen en overheidsdiensten die op het Peppol-netwerk zijn aangesloten, registreren zich op het netwerk via een unieke identificator zoals het btw- of GLN-nummer.
U hoeft alleen deze identificator te kennen om een factuur te versturen. Die identificator vindt u trouwens altijd in een officiële databank terug. Op basis ervan komt uw factuur via de Access Points in de software van de ontvanger terecht. U krijgt een bevestiging als uw factuur aangekomen is.
Wilt u ook e-facturen versturen, ontvangen en verwerken? Neem gerust contact op. Met B2Brouter bent u aangesloten op het Peppol-netwerk via een Access Point. Zo kan uw onderneming facturen van en naar de overheid sturen, op een veilige manier.