XRechnung erstellen – einfach und kostenlos

Mit B2Brouter können Sie sehr einfach eine XRechnung erstellen und versenden.

Sie benötigen eine Software für die elektronische Rechnungsstellung?  Nutzen Sie hierfür unsere kostenlose E-Rechnungsplattform mit Zugang zum Peppol-Netzwerk. Mit B2Brouter können Sie kostenlos XRechnungen erstellen und an alle öffentlichen Stellen in Deutschland versenden. Benötigen Sie eine geeignete Buchhaltungssoftware, um die Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen zu können? Mit unseren Premium-Paketen stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Anbindung ihres Abrechnungssystem und zur Unterstützung der XRechnung und anderer Formate in ihrem Unternehmen zur Verfügung.

Für wen ist die XRechnung Pflicht?

Mit der EU-Norm 16931 wurde die elektronische Rechnungsstellung zum erklärten Ziel der Digitalisierung. In Deutschland wurde dieses Ziel mit dem Standard XRechnung umgesetzt. Laut E-Rechnungsverordnung sind seit dem 27. November 2020 alle Bundesbehörden und weitere Behörden der Bundesverwaltung in Deutschland verpflichtet, Rechnungen nur noch als XRechnung anzunehmen.

Analoge Verpflichtungen hierzu wurden in verschiedenen Bundesländern eingeführt, bzw. sind bereits geplant:

• Baden-Württemberg (seit 01.01.2022)
• Bremen (seit 27.11.2020)
• Hamburg (seit 01.01.2022)
• Hessen (ab 18.04.2024)
• Rheinland-Pfalz (ab 01.01.2024)
• Saarland (seit 01.01.2022)

Die XRechnungpflicht gilt jetzt also für die Unternehmen, die öffentlichen Verwaltungen eine Rechnung stellen. Papierrechnungen oder gemailte pdf-Dateien werden dann zurückgewiesen. Ausnahmen gibt es nur noch bei Direktkäufen unter 1.000 €, bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik sowie Verfahren der Organleihe.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung im Format XRechnung?

Die Anforderungen an das Format der XRechnung sind sehr detailliert. Für Menschen, die kaum Erfahrung mit elektronischen Standards haben, sind viele dieser Anforderungen sehr unverständlich. Dies liegt daran, dass eine elektronische Rechnung sich nicht an den Menschen, sondern an die Buchhaltungssoftware richtet. Jede Information muss daher mit den korrekten Begriffen ausgezeichnet werden. Damit die Software die XRechnung lesen kann, müssen alle Zeichen an der richtigen Stelle in einem Strukturbaum stehen. Daher ist es sinnvoll einen XRechnungsgenerator zu nutzen, statt die Formulare von Hand zu erstellen. Mit der Anmeldung bei B2Brouter steht Ihnen ein solcher Generator kostenlos zur Verfügung.

Wie sieht ein XRechnung Beispiel aus?

Eine elektronische Rechnung muss den gesetzlichen Normen entsprechen, denn sie unterliegt (wie oben angegeben) spezifischen gesetzlichen Regelungen. Das bislang gängige PDF Format wird durch XML-basierte Rechnungen ersetzt, da das XML-Format von jedem System leicht zu verarbeiten ist und von der Europäischen Kommission bei der Definition der elektronischen Rechnung nach der Europäischen Norm 16931 gewählt wurde. Die E-Rechnung ist somit ein strukturierter, standardisierter Datensatz, der automatisch elektronisch versendet und verarbeitet werden kann.

Die folgenden beiden Syntaxen sind für XRechnung und andere Rechnungsformate zulässig:

• Universal Business Language (UBL)
• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

Eine XRechnung muss in einer der beiden Syntaxen übermittelt werden. Alle öffentlichen Rechnungsempfänger müssen in der Lage sein beide Formate verarbeiten zu können. Unsere Plattform unterstützt beide Formate (links UBL / rechts CII):

Übertragungskanäle: Wie übermittle ich eine XRechnung?

Rechnungssender müssen sich zudem mit den Versandkanälen der XRechnung beschäftigen. In Bund und Ländern werden verschiedene zentrale Rechnungseingänge (ZRE) für die Übermittlung bereitgestellt. Für die Übertragung gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Peppol (empfohlener Kanal): keine Registrierung im ZRE erforderlich
• Upload: Registrierung im jeweiligen ZRE zwingend erforderlich
• E-Mail des ZRE: Registrierung im jeweiligen ZRE zwingend erforderlich
• DE-Mail des ZRE: Registrierung im jeweiligen ZRE zwingend erforderlich
• direkte E-Mail des Rechnungsempfängers: Keine Registrierung im ZRE erforderlich, aber nur in Ausnahmefällen möglich.

Die Übertragung über PEPPOL wird vom IT-Planungsrat empfohlen, da sich Rechnungssteller nicht in den jeweiligen ZREs von Bund und Ländern registrieren müssen. Die Rechnungen werden über einen zertifizierten Zugangspunkt und verschlüsselt über das Peppol Netzwerk übermittelt. Sie erhalten immer eine Bestätigung, dass die Rechnung im ZRE korrekt eingegangen ist.

Eine XRechnung erstellen

Mit B2Brouter können Sie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen und aus unserer Rechnungsplattform direkt an den jeweiligen Rechnungsempfänger übertragen. Eine Anmeldung bei B2Brouter ist u.a. notwendig, damit wir Ihr Unternehmen für den Versand von XRechnungen über das  Peppol Netzwerk registrieren können. Sie geben dann Ihre Rechnungsdaten in unser übersichtliches Formular ein und unsere Software übernimmt dann die Formatierung und den Versand ihrer Rechnung.

Eine XRechnung mit der Leitweg-ID richtig adressieren

Das Einzige, was sich für Sie ändert ist, dass Sie bei Bund, Ländern und Kommunen die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers wissen müssen. Um eine XRechnung zuzustellen, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert und adressierbar sein. Die Leitweg-ID ermöglicht die Adressierung und Weiterleitung der elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen. Die Leitweg-ID muss im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.

Woher erhalte ich die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers?

Die Leitweg-IDs der öffentlichen Stellen in Deutschland werden von deutschen Behörden jedoch noch nicht durchgängig publiziert und noch nicht alle Verwaltungen sind an das PEPPOL Netzwerk angeschlossen. Daher ist es in Deutschland häufig noch einfacher, den Auftraggeber direkt zu fragen, an welche Leitweg-ID und über welchen Empfangskanal die XRechnung geschickt werden können.

Wir bemühen uns, hier eine umfassende Datenbank aufzubauen, um Ihnen dabei zu helfen, die Informationen des Rechnungsempfängers automatisch aufzufinden. Die Stammdaten des Rechnungsempfängers (Name, Adresse, Leitweg-ID, Peppol-ID, Eingangskanäle) können sie dann in unserer Plattform einsehen und automatisch in ihrer Rechnung übernehmen. Neben der Arbeitserleichterung stellen Sie hierdurch sicher, dass Sie immer die korrekte Adressierungsinformationen verwenden.

Eine XRechnung über Peppol versenden

PEPPOL ist das offene Netzwerk, das für den Austausch von elektronischen Dokumenten in Europa (und zunehmend auch in anderen Ländern) festgelegt wurde. Peppol bietet eine sichere, standardisierte und protokollierte Übertragung und kann bei verschiedenen Geschäftsprozesse (Kataloge, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen, …) helfen.

Die Leitweg-ID können Sie auch für die Adressierung von öffentlichen Auftragnehmern im Peppol Transportnetzwerk nutzen. Achten Sie bitte darauf, dass sich die als Peppol-ID genutzte Leitweg-ID und die Leitweg-ID des Rechnungsempfängern, die als “Käuferreferenz” (BT-10) dient, unterscheiden können.

Mit B2Brouter können sie eine XRechnung kostenlos über Peppol an alle bereits angeschlossenen deutschen Behörden direkt senden.

Mit B2Brouter kostenlos XRechnung erstellen und versenden

Mit unserem kostenlosen Basis-Paket erhalten Sie bereits ihren Zugang zum Peppol-Netzwerk und können innerhalb von Deutschland so viele XRechnungen erstellen und versenden, wie Sie möchten. Die Rechnungen werden drei Monate gespeichert, sodass Sie Zeit genug haben, diese in einem beliebigen Format zu exportieren und bei sich zu archivieren. Sofern einer Ihrer Kunden ebenfalls B2Brouter nutzt, können Sie die XRechnung auch über unsere Plattform empfangen. Für weitere Funktionen stellen wir gegen angemessene Gebühr zusätzliche Pakete zur Verfügung.

E-Rechnungen in andere Länder senden

Mit dem Professional Paket können Sie unterschiedliche Rechnungsformate erzeugen, E-Rechnungen international versenden und unser Archiv für zehn Jahre nutzen.  Mit unserem Professional Paket können Sie weltweit elektronische Rechnungen im jeweils geforderten Format erstellen und versenden. Anhand des Empfängers kann unsere Software erkennen, welches Format Sie benötigen, und kann die Rechnung entsprechend formulieren.

Wir bieten Ihnen zudem immer einen passenden Versandkanal für die verschiedenen Länder an. So können Sie auch Auftraggebern in Italien, Spanien oder vielen anderen Ländern der EU zukommen lassen, die der jeweiligen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Wir stellen sicher, dass Sie alle Rechnungsformate korrekt erstellen und versenden können. Für Sie bleibt die Eingabemaske jedoch immer die gleiche.

XRechnungen und XBestellungen empfangen

Mit unserem Business Paket ist auch der Empfang der XRechnung, sowie der Empfang von XBestellungen und das Erstellen von Auftragsbestätigungen oder Versandanzeigen  über das PEPPOL Netzwerk durch die OnlinePlattform B2Brouter übersichtlich und einfach zu realisieren.

Ihre Arbeitsumgebung an die XRechnung anbinden

Mit Hilfe unseres Enterprise-Pakets können Sie jedes beliebige Rechnungsformat und weitere Dokumente automatisch in Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem erzeugen oder in diesem erhalten. Sie können B2Brouter über unsere Schnittstellen mit jedem Drittsystem integrieren. Durch die Anbindung des B2Brouters an ihre Arbeitsumgebung unterstützen Sie schlagartig die XRechnung, ZUGFeRD und alle anderen wichtigen europäischen Rechnungsformate sowie Empfangs- und Versandkanäle. Eine Integration mit unserer Lösung hält ihr System immer auf dem neusten Stand im Hinblick auf die unterstützen Formate und Versandkanäle. Durch die Verknüpfung vermeiden Sie Doppelarbeiten und erreichen einen vollständig digitalen Geschäftsprozess mit ihren Geschäftspartnern. Hierdurch lassen sich gleichwohl die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen und die Rechnungsverarbeitungs-, Versand- und Archivierungskosten entsprechend reduzieren.

Jetzt eine XRechnung kostenlos erstellen

Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, welche unserer Funktionen Sie wirklich nutzen können, starten Sie zunächst mit unserem kostenlosen Basis-Paket. Lernen Sie die Vorteile der E-Rechnung kennen. Wenn wir Sie überzeugen, können Sie jederzeit auf eines der Premium-Pakete umsteigen und unsere weiteren Leistungen nutzen. Jetzt loslegen!