Elektronische Rechnungen ins EU-Ausland und international stellen

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Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Viele EU-Staaten gehen aber weiter und führen eine E-Rechnungspflicht für die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung ein. Ländern wie Italien, Spanien, Portugal, Frankreich, Luxemburg, Niederlande, Österreich, Polen, Kroatien, Belgien, Norwegen, Dänemark haben Ihre Lieferanten bereits rechtlich zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen verpflichtet oder planen eine Verpflichtung in naher Zukunft.

Leider unterstützen nicht alle Länder Peppol

Ein Zugang zum Peppol Netzwerk ist für Unternehmen der wichtigste Baustein für die internationale Rechnungsstellung. Mehrere hunderttausend öffentliche Einrichtungen und Unternehmen sind am Peppol Netzwerk angeschlossen. Insbesondere in Ländern wie Dänemark, Finnland, Norwegen und Schweden ist die Rechnungsstellung über Peppol heute der Standard. Aber auch in anderen Ländern wie Belgien, Dänemark, Holland, Österreich, Polen oder Australien, Singapur, Neuseeland werden E-Rechnungen über das Peppol Netzwerk akzeptiert. Es gibt jedoch leider immer noch viele Länder, in denen Peppol keine Rolle spielt. Unternehmen müssen daher auch andere Formate und Versandkanäle unterstützen.

Unterschiedliche Rechnungsformate und Übermittlungsmethoden

Der Versand elektronischer Rechnungen zwischen verschiedenen Ländern wird für Unternehmen zunehmend komplizierter, weil die Pflicht besteht, unterschiedliche Formate, Standards und Vorschriften einzuhalten. Eine elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Frankreich müssen Sie über das Portal „ChorusPro“ einreichen. In Spanien wird Sie Ihr Kunde bitten, Rechnungen im Format „FacturaE“ zu erstellen und einen Zugangspunkt wie „FACe“ oder „eFact“ zu verwenden. Italienische Kunden werden Sie um eine FacturaPA bitten. International tätige Unternehmen müssen also eine Vielzahl an Rechnungsformaten und Vorschriften berücksichtigen und unterstützen.

Immer weitgehendere rechtliche und technische Verpflichtungen

Immer mehr Länder etablieren Verpflichtungen, die über die eigentliche E-Rechnung hinausgehen. In Italien ist die E-Rechnung seit Januar 2019 auch zwischen Unternehmen verpflichtend. Der direkte Versand von Rechnungen zwischen Unternehmen ist in Italien jedoch in den meisten Fällen nicht mehr zulässig. Rechnung müssen zunächst über SdI (sistema di interscambio), eine Meldesystem für Rechnungen zur Bekämpfung von Steuerbetrug verschickt werden. Die italienischen Behörden prüfen zunächst, ob eine Rechnung korrekt ist, bevor diese an den vorgesehenen Empfänger weitergeleitet wird.

Viele andere EU-Länder prüfen die Einführung ähnlicher Clearance-Modelle mit „Continuous Transaction Controls“ (CTC). Ohne einen leistungsfähigen Dienstleister und eine geeignete Software wird es für international tätige Unternehmen daher nahezu unmöglich alle Verpflichtungen im Blick zu behalten und zu erfüllen.

Unternehmen benötigen einen zuverlässigen Support durch nationale Experten

Gerade beim Versand von Rechnungen ins EU-Ausland oder international kommt es durch die Vielzahl an Formaten, Übermittlungsmethoden und Vorschriften immer wieder zu Fragen und Problemen. An vielen Stellen ist daher zusätzliches Know-How gefragt, um Probleme der Rechnungsstellung schnell zu lösen oder um die Systemanforderungen aktuell zu halten. Ein guter Kundensupport und internationale Experten aus den unterschiedlichen Ländern sind daher entscheidend für Unternehmen, die elektronische Rechnungen ins EU-Ausland und international stellen müssen.