Seit April 2019 sind alle öffentlichen Verwaltungen in Polen verpflichtet, bei der PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) registriert zu sein und elektronische Rechnungen empfangen zu können. Lieferanten hingegen sind nicht verpflichtet – obwohl es empfohlen wird –, ihre Rechnungen in einem strukturierten Format zu versenden.
Was die Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen (B2B) betrifft, steht seit Januar 2022 das nationale KSeF-System zur freiwilligen Nutzung für Unternehmen zur Verfügung, die Rechnungen in strukturiertem Format versenden oder empfangen möchten (elektronische Rechnungsstellung).
Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen soll jedoch bereits Anfang 2026 in Kraft treten. Ab diesem Zeitpunkt kann die Nichteinhaltung der KSeF-Vorschriften zu Bußgeldern und Strafen führen.
Wenn Ihr Unternehmen in Polen tätig ist, müssen Sie sich auf diesen Paradigmenwechsel vorbereiten. Wir empfehlen Ihnen, Testumgebungen – wie beispielsweise die von B2Brouter angebotene – zu nutzen, um sicherzustellen, dass alle Glieder in der Rechnungsstellungskette Ihres Unternehmens den Vorschriften entsprechen.
Wichtige Termine
1. Februar 2026
Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 200 Millionen müssen das elektronische Rechnungsformat einführen.
1. April 2026
Alle B2B-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format ausgestellt werden (mit Ausnahme von Kleinstunternehmen).
1. Januar 2027
Einbeziehung von Kleinstunternehmen in die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich.
Gesetzgebung
- Elektronische B2G-Rechnung
Es ist zwar nicht verpflichtend, wird jedoch empfohlen, Dokumente in einem strukturierten Format an die öffentliche Verwaltung zu übermitteln. Öffentliche Verwaltungen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, und im PEF registriert sein.
- B2B-Verpflichtung
Ab 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich für die überwiegende Mehrheit der in Polen tätigen Unternehmen verpflichtend sein.
- Akzeptierte Formate
Elektronische Rechnungen müssen in Polen im XML-Format vorliegen, insbesondere im Standardformat FA(3).
- Übermittlungsmethoden
Rechnungen müssen über das nationale System der polnischen Regierung, KSeF, übermittelt werden, das als zentrale Plattform für die vorgeschriebene elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich dient.
- Archivierungsanforderungen
Rechnungen müssen mindestens 5 Jahre lang archiviert werden. B2Brouter gewährleistet eine vorschriftsmäßige digitale Archivierung.
Eindeutige Kennung
Alle Rechnungen müssen rückverfolgbar sein und eine KSeF-Autorisierungs-ID erhalten.
Auswirkungen von ViDA
Es wird erwartet, dass sich die polnische KSeF-Architektur an das ViDA-Rahmenwerk für digitale Berichterstattung und elektronische Rechnungsstellung anpasst.
Internationale Rechnungen
Im Rahmen der ViDA-Reform können die Mitgliedstaaten ab dem 1. Juli 2030 die obligatorische strukturierte elektronische Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Transaktionen vorschreiben.
Versenden Sie mit B2Brouter sicher elektronische Rechnungen nach Polen
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften garantiert
Ihre Rechnungen werden mit einem Zeitstempel versehen und automatisch von KSeF identifiziert und autorisiert.
Internationale Kompatibilität
Versenden und empfangen Sie strukturierte Rechnungen europaweit über eine einzige Plattform, die die Standards EN 16931 und UBL 2.1 unterstützt.
Direkte Anbindung an Ihr ERP-System
Binden Sie Ihr ERP- oder Verwaltungssystem ganz einfach ein, um den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen zu automatisieren, manuelle Prozesse zu vermeiden und Fehler zu reduzieren.
Zertifizierungen
B2Brouter ist nach ISO 27001 zertifiziert, ist ein Point of Service-Anbieter und ein Access Peppol, ein vom Ministerium für Wirtschaft und Finanzen geprüfter Anbieter und Mitglied der GENA.
