E-facturatie naar de Vlaamse Overheid: Hoe werkt het en wat moet je weten?
Elektronische facturatie is een verplichting voor leveranciers van de Vlaamse overheid. In dit artikel leggen we uit waarom e-facturatie noodzakelijk is, hoe je een correcte factuur verstuurt via Peppol en Mercurius, en hoe B2Brouter je kan helpen om dit proces eenvoudig en efficiënt te maken. Lees verder en ontdek alles wat je moet weten om compliant en probleemloos te factureren!
Waarom e-facturatie verplicht is voor leveranciers van de Vlaamse Overheid
Sinds 2017 is elektronische facturatie verplicht voor leveranciers van de Vlaamse overheid. Dit betekent dat alle facturen die naar overheidsinstanties worden gestuurd, digitaal moeten worden verzonden via erkende netwerken zoals Peppol en Mercurius.
E-facturatie biedt tal van voordelen, zoals snellere betalingen, minder administratieve fouten en een efficiënter facturatieproces.
Hoe stuur je een e-invoice naar de Vlaamse Overheid?
Om correct te factureren, moet je de volgende stappen volgen:
1. Controleer het Peppol-identificatienummer van de ontvanger
De Vlaamse Overheid gebruikt het Peppol-netwerk om facturen elektronisch te ontvangen. Om je factuur correct te verwerken, moet je het Peppol-identificatienummer van de ontvanger invoeren. Dit is een uniek nummer dat de overheidsinstantie meestal zelf verstrekt. Meer informatie hierover vind je in ons artikel over Peppol ID.
2. Gebruik een e-facturatiedienst die compatibel is met Peppol
Je hebt een oplossing nodig die voldoet aan de Peppol-standaarden. B2Brouter biedt een eenvoudige manier om e-facturen te maken en te versturen, zonder complexe installaties.
3. Dien je factuur in via het Mercurius-platform
Naast Peppol kunnen e-facturen ook via Mercurius worden ingediend. Mercurius is een openbaar platform dat fungeert als een centraal punt voor de verwerking van e-facturen en is direct verbonden met Peppol. Hoewel alle overheidsinstanties in Vlaanderen facturen via Peppol kunnen ontvangen, kan het voor bedrijven efficiënter zijn om rechtstreeks via Peppol te factureren, zonder extra stappen. Mercurius biedt echter een alternatief voor wie deze route nodig heeft.
4. Gebruik het juiste e-facturatieformaat: UBL Peppol BIS3
Facturen voor de Vlaamse Overheid moeten worden opgesteld in het UBL Peppol BIS3-formaat, dat de officiële standaard is voor Peppol-facturatie. Dit garandeert een correcte verwerking en naleving van de regelgeving. Wil je meer weten over UBL en hoe dit formaat werkt? Lees dan ons artikel over UBL formaat.
Voordelen van e-facturatie via Peppol
Minder fouten: Geen papieren facturen meer die verkeerd worden ingevoerd.Snellere verwerking: Overheden kunnen je facturen sneller goedkeuren en betalen.Automatische archivering: Alle facturen worden digitaal bewaard en voldoen aan de wettelijke eisen.
Hoe kan B2Brouter je helpen?
Met B2Brouter kan je eenvoudig en veilig facturen verzenden naar de Vlaamse Overheid via Peppol. Ons platform is gebruiksvriendelijk en vereist geen technische expertise.
- Gratis registratie: Start zonder kosten.
- Peppol Access Point: Directe verbinding met overheidsinstanties.
- Automatische validatie: Voorkom fouten in je facturen.
- Eenvoudige creatie van e-facturen: Genereer facturen in het juiste elektronische formaat zonder complexe stappen.
- Gemakkelijke toegang tot Peppol ID’s: Dankzij het B2Brouter-verificatiedirectory ontvang je automatisch het juiste Peppol ID, verzendmethode en factuurformaat zonder technische complicaties.
- Integratie met ERP-systemen: Koppel je bestaande bedrijfssoftware voor een geautomatiseerde facturatiestroom.
B2Brouter: Factuur aan de overheid (België en Nederland)
B2Brouter is een cloudgebaseerd platform gekoppeld aan nationale en internationale overheidsdiensten dat eenvoudig elektronische facturen kan genereren en verzenden:
Eenvoudige toegang tot elektronische facturatie
Elk bedrijf kan voldoen aan de verplichting tot elektronische facturatie door zich gratis bij B2Brouter te registreren en met de digitalisatie te beginnen.
Aanmaak van klanten in 1-2-3
U hebt enkel het btw-nummer van de ontvanger van de factuur nodig. De bedrijvengids van B2Brouter vult de fiscale gegevens en de verzendingswijze van de elektronische factuur verder aan.
De verzender van de factuur hoeft zich geen zorgen te maken over technische zaken zoals netwerken of formaten.
De routeringscodes toevoegen aan de factuur
Een elektronische factuur aanmaken is eenvoudig. De gebruiker hoeft alleen maar de gegevens in te vullen in een formulier en de routeringscodes te selecteren. Via de bedrijvengids toont B2Brouter de routeringscodes voor de klant aan wie de factuur is gericht.
Digitale handtekening op de factuur
Vanuit B2Brouter kunnen facturen worden ondertekend met een geautoriseerde handtekening of met een certificaat. De gebruiker hoeft alleen maar het type handtekening te kiezen dat moet worden gebruikt. Het systeem ondertekent de factuur voordat ze wordt verzonden.
De factuur verzenden in het juiste formaat
Om de elektronische factuur te verzenden, hoeft de gebruiker alleen maar op een knop te drukken. B2Brouter zet ze om in het door de ontvanger gewenste formaat en verstuurt ze via het juiste netwerk, zonder dat de verzender zich ergens zorgen over hoeft te maken.
Begin vandaag nog met e facturatie rijksoverheid
Wil je eenvoudig e-facturen verzenden naar de Vlaamse Overheid? Maak gratis een account aan bij B2Brouter en start vandaag nog!
Registreer gratis