Sinds april 2019 zijn alle overheidsinstanties in Polen verplicht zich te registreren bij de PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) en in staat te zijn om elektronische facturen te ontvangen. Leveranciers zijn daarentegen niet verplicht — hoewel dit wel wordt aanbevolen — om hun facturen in een gestructureerd formaat te versturen.
Wat de facturering tussen particuliere bedrijven (B2B) betreft, is het nationale KSeF-systeem sinds januari 2022 op vrijwillige basis toegankelijk voor bedrijven die facturen in een gestructureerd formaat (elektronische facturering) willen verzenden of ontvangen.
De verplichte elektronische facturering voor B2B-transacties zal echter naar verwachting begin 2026 van kracht worden. Vanaf die datum kan het niet naleven van de KSeF-regelgeving leiden tot boetes en sancties.
Als uw bedrijf actief is in Polen, moet u zich voorbereiden op deze ingrijpende verandering. Wij raden u aan gebruik te maken van testomgevingen — zoals die van B2Brouter — om er zeker van te zijn dat alle schakels in de facturatieketen van uw bedrijf aan de regelgeving voldoen.
Belangrijke data
1 februari 2026
Bedrijven met een omzet van meer dan 200 miljoen moeten overstappen op elektronische facturering.
1 april 2026
Alle B2B-facturen moeten in een gestructureerd formaat worden opgesteld (met uitzondering van micro-ondernemingen).
1 januari 2027
Inclusie van micro-ondernemingen in de verplichting tot elektronische facturering in het kader van zakelijke transacties (B2B).
Wetgeving
- Elektronische factuur B2G
Het is niet verplicht, maar het wordt aanbevolen om documenten in een gestructureerd formaat naar de overheid te sturen. Overheidsinstanties zijn verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen en bij het PEF te zijn geregistreerd.
- Verplichting B2B
Vanaf 2026 wordt elektronische facturering in B2B-verband verplicht voor de overgrote meerderheid van de bedrijven die in Polen actief zijn.
- Geaccepteerde formaten
In Polen moeten elektronische facturen in XML-formaat zijn, meer bepaald in het standaardformaat FA(3).
- Verzendwijzen
Facturen moeten worden verzonden via het nationale systeem van de Poolse overheid, KSeF, dat fungeert als centraal platform voor de verplichte elektronische facturering tussen bedrijven (B2B).
- Archiveringsvereisten
Facturen moeten minimaal 5 jaar worden gearchiveerd. B2Brouter garandeert een conforme digitale archivering.
Unieke identificatiecode
Alle facturen moeten traceerbaar zijn en voorzien zijn van een KSeF-autorisatiecode.
Impact van ViDA
De KSeF-architectuur van Polen zou moeten worden afgestemd op het ViDA-kader voor digitale aangifte en elektronische facturering.
Internationale facturen
In het kader van de ViDA-hervorming kunnen de lidstaten vanaf 1 juli 2030 gestructureerde elektronische facturering verplicht stellen voor internationale transacties.
Verzend veilig elektronische facturen naar Polen met B2Brouter
Gegarandeerde naleving van de regelgeving
Uw facturen worden voorzien van een tijdstempel en worden automatisch door KSeF geïdentificeerd en gevalideerd.
Internationale compatibiliteit
Verzend en ontvang gestructureerde facturen in heel Europa via één platform dat voldoet aan de normen EN 16931 en UBL 2.1.
Directe koppeling met uw ERP-systeem
Sluit eenvoudig uw ERP-systeem of bedrijfssoftware aan om het verzenden en ontvangen van elektronische facturen te automatiseren, waardoor handmatige processen worden geëlimineerd en fouten worden verminderd.
Certificeringen
B2Brouter is gecertificeerd volgens de ISO 27001-norm voor informatiebeveiligingsbeheer, erkend als Peppol Access Point Service Provider en lid van de EESPA.
