Voorschriften voor de facturatie aan het openbaar bestuur van Vlaanderen.
Sinds 1 januari 2018 eist het openbaar bestuur van het Vlaams Gewest van haar leveranciers om elektronische facturen af te geven.
Procedure voor administratieve dienstverleners
De Vlaams overheid stelt bepaalde eisen aan haar leveranciers om elektronische facturen aan te kunnen leveren aan overheidsbedrijven. Particulieren of bedrijven die de Vlaamse administratie willen factureren, moeten hun gegevens naar hun klant sturen, zodat zij deze als leveranciers kan identificeren (naam, adres, enz.). De administratie zal dan een ander “leveranciersnummer” toewijzen aan elk bedrijf dat hierom vraagt. Dit vereist dat het bedrijf eerder al de benodigde informatie naar de administratie heeft gestuurd.
Wanneer de leveranciers al zijn erkend, verstrekt de administratie zelf aan de uitgevende bedrijven, de factureringsgegevens die zij in de factuur moeten opnemen om als geldig te worden beschouwd. Deze gegevens zijn het ordernummer (bestelnummer). Bovendien moet de factuur ook het leveranciersnummer van de Vlaamse Gemeenschap, de gegevens van de aanleverende onderneming en het factuuradres bevatten.
Uitgifte van facturen
Zodra de leveranciers door de overheid zijn erkend en over de factureringsgegevens beschikken, zijn zij in staat om facturen aan het openbaar bestuur te verstrekken. Zij moeten een document uitgeven in een gestandaardiseerd XML-formaat dat compatibel is en kan worden afgeleverd via het Peppol-netwerk. Het is ook zeer belangrijk zijn dat het document alle verplichte en vereiste gegevens (bestelbonnummer, leveranciersnummer, enz.) voor de administratie bevat.
Als de uitgifte van de factuur in elektronische vorm correct is geweest, betaalt de overheid deze na 30 dagen. Om een punctuele betaling te garanderen, is het belangrijk dat de factuur strikt voldoet aan de richtlijnen die door de administratie worden vereist.
Factureringsoplossing
De Vlaamse overheid biedt haar leveranciers een oplossing voor elektronische facturering, namelijk het portal Mercurius. Het is een gratis Portal. De Vlaamse overheid adviseert zelf een privéoptie te gebruiken vanwege de beperkingen van het Mercurius portaal:
- Het vereist handmatige invoer van de factuurgegevens, waardoor de werkbelastinglasting wordt verdubbeld en
- Niet erg eenvoudig te gebruiken is
- Alleen de particuliere sector toestaat om gefactureerd te worden.
Van B2Brouter bieden wij u een eenvoudige en gratis optie aan om uw elektronische facturatie te verzenden. Aarzel niet om contact met ons op te nemen om u verder te informeren over de beschikbare opties.