Hoe stuurt u een elektronische factuur naar een gemeente?

Een factuur sturen naar een overheidsdienst? Dat moet sinds januari 2017 in Vlaanderen een elektronische factuur in Peppol-formaat zijn. En vanaf november 2022 in heel België.

Dus factureert u een overheidsinstantie zoals het algemeen bestuur, gemeenteraden of universiteiten? Dan moet dat via elektronische facturering.

Zijn we allemaal verplicht deze methode te gebruiken? Ja, alle leveranciers die goederen of diensten aan de overheid hebben geleverd, moeten de overeenkomstige elektronische factuur uitreiken en verzenden. 

Maar hoe factureert u een gemeente elektronisch? Hoe voert u deze procedures met de overheid op een veilige en efficiënte manier uit? Laten we eens kijken.

Hoe u een elektronische factuur uitreikt aan een gemeente

Een elektronische factuur is als een gewone factuur. Maar het gegenereerde computerbestand moet een XML-bestand van het type facturatie zijn en elektronisch ondertekend. 

De elektronische handtekening garandeert de integriteit van de inhoud van de factuur. 

Met een programma als B2Brouter kan u deze documenten gemakkelijk, snel en veilig genereren. Zoals op een normale factuur moet u gegevens zoals btw-nummer, bedrijfsnaam, bedrag en btw correct invoeren. 

Hoe stuurt u een elektronische factuur in facturatie-formaat naar de overheid?

Het belangrijkste is een verzendsysteem dat een correcte en betrouwbare levering garandeert. 

Bij B2Brouter hebben we dit proces vereenvoudigd zodat u het snel en veilig kunt doen. Met de online tool van B2Brouter, geautoriseerd en erkend door de overheid, kunt u alle noodzakelijke stappen uitvoeren. 

U maakt de elektronische factuur door de vereiste gegevens in te voeren en koppelt aan de administratie waarnaar u de factuur moet sturen. 

1. Bij het maken van een factuur, moet u de klant ingeven of een nieuwe aanmaken. Voer het btw-nummer van de klant in. Dit is het bestuur of de overheidsinstantie waaraan u de factuur wilt sturen, bijvoorbeeld een gemeente. Het systeem zal het in de meeste gevallen herkennen en de bestaande gegevens van de geïdentificeerde publieke entiteit invullen.
   
2. Het programma B2Brouter vult de Peppol ID in. Deze data worden geconsulteerd in de Peppol-directory. 
   
3. Met de algemene gegevens van de factuur en de specifieke gegevens van de klant ingevuld, kunnen we de factuur opslaan of versturen via het Peppol-netwerk. B2Brouter is een gecertifieerd Peppol-toegangspunt. Wanneer de verzending is voltooid, zorgt B2Brouter voor het verzenden van de e-factuur via het Peppol-netwerk en leidt deze naar het toegangspunt van de ontvanger van de factuur.
   
4. Met het B2Brouter-systeem kunt u de status van de elektronische factuur en eventuele fouten in het verzendingsproces controleren, waardoor het innen van de factuur sneller verloopt en eventuele fouten of vertragingen tot een minimum worden beperkt. Bovendien kunt u moeiteloos een kopie van de factuur opslaan in pdf- of facturatie XML-formaat of UBL-formaat.

Stuur uw elektronische facturen naar gemeenten in heel België

B2Brouter-gebruikers sturen e-facturen naar de stad Brussel, Diest en ook de Vlaamse overheid.