Excel n’est pas un outil de facturation et voici pourquoi
Excel permet de gérer, d’analyser et de visualiser des données. Excel est souvent utilisé dans les entreprises, les écoles et les familles pour effectuer des tâches telles que la gestion des finances personnelles, la planification de projets et la création de graphiques.
Toutefois, Excel est également utilisé pour gérer la facturation dans les microentreprises ou les PME. Le programme propose par exemple des modèles de factures gratuits. Excel a de nombreuses flèches à son arc mais pourquoi n’est-il pas un bon outil de facturation ?
5 raisons de ne pas créer de factures avec Excel
1. Protection contre la fraude
Depuis le 1er janvier 2018, la loi contre la fraude à la TVA régit les modalités d’envoi des factures. Il est interdit d’établir une facture au moyen d’une feuille de calcul ou d’un programme de traitement de texte car cela favorise la fraude. Les données de la facture peuvent être modifiées dans Excel et l’intégrité du contenu peut donc changer.
2. Excel n’est pas conçu pour la facturation commerciale
Excel est avant tout un outil conçu pour le traitement des données et pas pour des tâches de facturation. Toutefois, si vous l’utilisez à cette fin, il peut en résulter des erreurs et un manque d’efficacité dans le processus de facturation.
3. Excel n’assure pas le contrôle financier et ne prévient pas les retards de paiement
Excel n’assure pas le suivi des anciennes factures et ne prévoit pas de système de notification en cas de retard de paiement, ce qui peut entraîner des problèmes de trésorerie et des erreurs administratives préjudiciables à votre entreprise.
4. Protection des données
Important : la sécurité des données financières peut poser problème si vous utilisez Excel pour établir des factures. Premièrement, Excel ne peut pas traiter efficacement les informations confidentielles telles que les numéros de compte bancaire et les données de facturation, ce qui expose les données financières et personnelles à des risques de sécurité.
Deuxièmement : les fichiers Excel sont souvent stockés sur des disques durs locaux, qui sont sujets à des défaillances physiques, à des virus et à des attaques.
5. Coopération limitée
Enfin, Excel ne permet pas une collaboration efficace entre les différents services d’une entreprise, ce qui peut ralentir le processus de facturation et entraîner des erreurs. Par exemple, l’absence de fonctionnalité concernant le partage sécurisé de feuilles de calcul peut entraîner une modification non autorisée des données.
Vous devez donc cesser d’utiliser Excel pour établir vos factures. Il ne protège pas suffisamment les données, il ne permet pas de suivre efficacement les factures et il complique la collaboration entre les départements.
Il est préférable d’utiliser une solution de facturation spécifique pour améliorer la sécurité, la rapidité et la précision du processus de facturation.
Quel outil de facturation pour remplacer Excel ?
Tenez compte des besoins de l’entreprise en termes de taille, de complexité et de budget lorsque vous choisissez le meilleur outil de facturation. Il peut être judicieux de consulter un expert pour évaluer les différentes options disponibles.
L’objectif est de disposer d’un outil qui répond aux attentes commerciales de votre entreprise et qui améliore sa productivité.
Nous vous présentons différentes options pour vous aider à remplacer Excel et à choisir un outil de facturation conforme et efficace :
Services de facturation en ligne
Ils permettent aux entreprises d’accéder à une facturation facile et abordable. Vous créez et envoyez vos factures en quelques clics. C’est notamment ce que propose notre plateforme B2Brouter qui est gratuite et illimitée pour l’envoi de factures en Belgique.
Logiciels de gestion commerciale
Ils proposent plusieurs fonctionnalités permettant de gérer l’ensemble de la chaîne commerciale d’une entreprise : offres, factures, suivi des paiements, gestion des clients…
ERP (Enterprise Resource Planning)
Les systèmes ERP sont conçus pour gérer des processus commerciaux complexes et sont souvent plus adaptés aux grandes entreprises.