Sedan april 2019 är alla offentliga myndigheter i Polen skyldiga att vara registrerade hos PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) och kunna ta emot elektroniska fakturor. Leverantörer är däremot inte skyldiga – även om det rekommenderas – att skicka sina fakturor i ett strukturerat format.
När det gäller fakturering mellan privata företag (B2B) har det nationella KSeF-systemet sedan januari 2022 varit tillgängligt för frivillig användning av företag som vill skicka eller ta emot fakturor i strukturerat format (elektronisk fakturering).
Obligatorisk elektronisk fakturering för B2B-transaktioner är dock redan planerad att träda i kraft i början av 2026. Från och med då kan underlåtenhet att följa KSeF-bestämmelserna leda till böter och påföljder.
Om ditt företag bedriver verksamhet i Polen måste du förbereda dig för denna omställning. Vi rekommenderar att du använder testmiljöer – till exempel den som erbjuds av B2Brouter – för att säkerställa att alla länkar i ditt företags faktureringskedja uppfyller bestämmelserna.
Viktiga datum
1 februari 2026
Företag med en omsättning på över 200 miljoner måste övergå till elektronisk fakturering.
1 april 2026
All B2B-fakturering måste ske i ett strukturerat format (med undantag för mikroföretag).
1 januari 2027
Införande av mikroföretag i kravet på obligatorisk elektronisk fakturering inom B2B.
Lagstiftning
- Elektronisk faktura (B2G)
Det är inte obligatoriskt, men det rekommenderas att dokument skickas till den offentliga förvaltningen i ett strukturerat format. Offentliga förvaltningar är skyldiga att kunna ta emot elektroniska fakturor och vara registrerade i PEF.
- B2B-krav
Från och med 2026 blir e-fakturering obligatoriskt inom B2B för de allra flesta företag som bedriver verksamhet i Polen.
- Godkända format
Elektroniska fakturor i Polen måste vara i XML-format, närmare bestämt standardformatet FA(3).
- Överföringsmetoder
Fakturor måste överföras via den polska regeringens nationella system, KSeF, som fungerar som den centraliserade plattformen för obligatorisk elektronisk fakturering inom B2B.
- Arkiveringskrav
Fakturor måste arkiveras i minst 5 år. B2Brouter garanterar digital arkivering som uppfyller kraven.
Unikt identifieringsnummer
Alla fakturor måste vara spårbara och förses med en KSeF-godkännandekod.
Effekterna av ViDA
Polens KSeF-arkitektur förväntas anpassas till ViDA:s ramverk för digital rapportering och elektronisk fakturering.
Internationella fakturor
I och med ViDA-reformen får medlemsstaterna från och med den 1 juli 2030 kräva obligatorisk strukturerad elektronisk fakturering för internationella transaktioner.
Skicka e-fakturor till Polen på ett säkert sätt med B2Brouter
Garanterad efterlevnad av regelverket
Dina fakturor kommer att förses med en tidsstämpel och automatiskt identifieras och godkännas av KSeF.
Internationell kompatibilitet
Skicka och ta emot strukturerade fakturor över hela Europa med hjälp av en enda plattform som stöder standarderna EN 16931 och UBL 2.1.
Direktanslutning till ditt ERP-system
Anslut enkelt ditt ERP-system eller din administrationsprogramvara för att automatisera sändning och mottagning av elektroniska fakturor, vilket eliminerar manuella processer och minskar risken för fel.
Certifieringar
B2Brouter är certifierad med ISO 27001 och är leverantör av Åtkomstpunkt för Peppol, verifierad leverantrör av finansministeriet och medlem av GENA.
