Hoe uw elektronische facturen correct aanleveren

Twee van de grootste uitdagingen die leveranciers met electronische facturatie hebben is enerzijds ervoor te zorgen dat de factuur correct wordt geleverd aan de klant en anderzijds dat de juiste referenties worden gebruikt, zodat de factuur snel kan worden verwerkt.

Hoewel we een Europese standaard voor e-Facturatie hebben, gebruiken veel landen nog steeds hun eigen nationale platformen. Als u in Italië bent, moet u gebruik maken van SDI, in Frankrijk Chorus Pro en in Spanje een ingangspunt zoals FACe of eFACT. Afhankelijk van het nationaal platform moet de leverancier de juiste identificatiecode op de factuur vermelden, zoals de Codice Fiscale in Italië, het Siretnummer in Frankrijk of het CIF in Spanje.

Landen die Peppol gebruiken zoals Duitsland, Zweden, België of Kroatië zijn meer rechttoe rechtaan. Peppol, dat een beveiligd netwerk voor handelspartners biedt, heeft een automatisch adres detectie protecol. Elke ontvanger in het netwerk gebruikt een unieke identificatiecode (vaak de “Peppol-ID” genoemd). Deze identificatiecode kan worden vergeleken met het “elektronische adres” van de ontvanger.

De meeste dienstverleners zoals B2Brouter zijn aangesloten op die netwerken en kunnen de leveranciers helpen om elektronische facturen correct te versturen.
In het algemeen is dit echter niet voldoende om uw factuur op de juiste afdeling binnen uw klantorganisatie te krijgen. De meeste overheidsinstellingen in Europa (en grote bedrijven) hebben interne routing systemen geïmplementeerd om de routing van de facturen binnen hun eigen organisatie mogelijk te maken. Deze interne routing codes zijn niet gestandaardiseerd en zijn soms moeilijk te verkrijgen van de klant.

Het slechte nieuws is dat wanneer u niet de juiste interne routeringsinformatie gebruikt, de klant de factuur kan afwijzen of de afhandeling en betaling kan worden vertraagd.
Er zijn veel voorbeelden van interne routingschema’s: In Frankrijk gebruiken sommige organisaties de Code Service, in Duitsland kan een organisatie een Leitweg-ID hebben, in Spanje zijn er verschillende sets DIR3-codes om een specifiek departement te identificeren en in Kroatië gebruikt men het OIB-nummer.

In B2Brouter zijn we ons bewust van deze uitdagingen en daarom hebben we de B2Brouter Directory opgezet. De nieuwe B2Brouter Directory verzamelt al deze interne routeringsinformatie en kan ervoor zorgen dat uw elektronische facturen correct worden afgeleverd. Deze Directory wordt continue uitgebreid en met B2Brouter kunt u de gegevens van uw klant opvragen (of verifiëren), waardoor u een veel betere kans heeft om uw factuur tijdig geaccepteerd en betaald te krijgen.

Oriol Bausà

CEO B2Brouter