Od kwietnia 2019 r. wszystkie organy administracji publicznej w Polsce mają obowiązek zarejestrować się w systemie PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) oraz zapewnić możliwość odbioru faktur elektronicznych. Z kolei dostawcy nie mają obowiązku — choć jest to zalecane — wysyłania faktur w formacie ustrukturyzowanym.
Jeśli chodzi o fakturowanie między przedsiębiorstwami prywatnymi (B2B), od stycznia 2022 r. krajowy system KSeF jest dostępny do dobrowolnego korzystania przez firmy, które chcą wysyłać lub odbierać faktury w ustrukturyzowanym formacie (fakturowanie elektroniczne).
Jednak obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w transakcjach B2B ma rozpocząć się już na początku 2026 r. Od tego momentu nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF może skutkować grzywnami i karami.
Jeśli Twoja firma prowadzi działalność w Polsce, musisz przygotować się na tę zmianę paradygmatu. Zalecamy korzystanie ze środowisk testowych – takich jak to oferowane przez B2Brouter – aby upewnić się, że wszystkie ogniwa łańcucha fakturowania w Twojej firmie są zgodne z przepisami.
Important dates
1 lutego 202
Przedsiębiorstwa, których obroty przekraczają 200 milionów, muszą wprowadzić elektroniczny format fakturowania.
1 kwietnia 2026 r.
Wszystkie faktury w relacjach B2B muszą być wystawiane w ustalonym formacie (z wyjątkiem mikroprzedsiębiorstw).
1 stycznia 2027 r.
Włączenie mikroprzedsiębiorstw do zakresu obowiązkowego fakturowania elektronicznego w relacjach między przedsiębiorstwami (B2B).
Legislation
- Elektroniczna faktura B2G
Nie jest to obowiązkowe, ale zaleca się przesyłanie dokumentów do administracji publicznej w ustrukturyzowanym formacie. Administracja publiczna musi być przygotowana do odbioru faktur elektronicznych i zarejestrowana w systemie PEF.
- Obowiązek w relacjach B2B
Od 2026 r. fakturowanie elektroniczne w relacjach B2B będzie obowiązkowe dla zdecydowanej większości przedsiębiorstw prowadzących działalność w Polsce.
- Akceptowane formaty
Faktury elektroniczne w Polsce muszą być sporządzane w formacie XML, a konkretnie w standardowym formacie FA(3).
- Metody wysyłania
Faktury muszą być przesyłane za pośrednictwem krajowego systemu rządowego KSeF, który pełni rolę scentralizowanej platformy do obowiązkowego elektronicznego fakturowania w relacjach B2B.
- Wymogi dotyczące archiwizacji
Faktury muszą być archiwizowane przez co najmniej 5 lat. B2Brouter gwarantuje archiwizację cyfrową zgodną z przepisami.
Unikalny identyfikator
Wszystkie faktury muszą być identyfikowalne i muszą posiadać identyfikator autoryzacji KSeF.
Wpływ programu ViDA
Oczekuje się, że polska architektura KSeF zostanie dostosowana do ram ViDA dotyczących sprawozdawczości cyfrowej i fakturowania elektronicznego.
Faktury międzynarodowe
W ramach reformy ViDA, począwszy od 1 lipca 2030 r., państwa członkowskie będą mogły wprowadzić obowiązek stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w transakcjach międzynarodowych.
Wysyłaj e-faktury do Polski w bezpieczny sposób dzięki B2Brouter
Gwarancja zgodności z przepisami
Twoje faktury będą opatrzone sygnaturą czasową i zostaną automatycznie zidentyfikowane oraz autoryzowane przez KSeF.
Kompatybilność międzynarodowa
Wysyłaj i odbieraj faktury w formacie strukturalnym w całej Europie, korzystając z jednej platformy obsługującej standardy EN 16931 i UBL 2.1.
Bezpośrednie połączenie z systemem ERP
Z łatwością podłącz swój system ERP lub oprogramowanie do zarządzania, aby zautomatyzować wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych, eliminując ręczne procesy i ograniczając liczbę błędów.
Certyfikaty
B2Brouter posiada certyfikat zgodności z normą ISO 27001 w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji, certyfikat dostawcy usług punktu dostępu Peppol oraz jest członkiem EESPA.
