Estonia od dawna przoduje w dziedzinie innowacji cyfrowych, a jej podejście do e-fakturowania odzwierciedla to zaangażowanie. Od 2017 r. podmioty sektora publicznego mają obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych, a od 2019 r. dostawcy są zobowiązani do wystawiania e-faktur w ramach transakcji z sektorem publicznym.
Istotnym krokiem było zatwierdzenie przez estoński parlament 18 września 2024 r. zmian do ustawy o rachunkowości, wprowadzających stopniowe wdrażanie e-faktur. Od 1 lipca 2025 r. przedsiębiorstwa zarejestrowane jako odbiorcy e-faktur w estońskim rejestrze handlowym będą mogły wymagać od swoich dostawców przedkładania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. To „prawo nabywcy” stanowi kluczowy krok w kierunku szerszego wdrożenia e-fakturowania.
Zaktualizowane ramy mają na celu ujednolicenie praktyk w zakresie e-fakturowania poprzez przyjęcie europejskiej normy EN 16931 jako domyślnego formatu, chyba że strony transakcji wspólnie uzgodnią inne rozwiązanie. Posunięcie to upraszcza proces fakturowania i dostosowuje Estonię do ogólnounijnych inicjatyw cyfrowych.
Aby ułatwić tę transformację, rząd Estonii oferuje narzędzia takie jak e-Financials – bezpłatną platformę umożliwiającą przedsiębiorstwom wysyłanie e-faktur do podmiotów sektora publicznego. Ponadto zdecentralizowany charakter estońskiego systemu e-fakturowania pozwala przedsiębiorstwom wybierać spośród różnych dostawców usług, w tym tych podłączonych do sieci Peppol, co zapewnia elastyczność i interoperacyjność.
W perspektywie długoterminowej Estonia planuje wprowadzić obowiązkowe stosowanie e-faktur we wszystkich transakcjach B2B do 2027 roku. Takie stopniowe podejście zapewnia przedsiębiorstwom wystarczająco dużo czasu na dostosowanie swoich systemów i procesów.
Important dates
Czerwiec 2025 r.
Spodziewany jest projekt nowelizacji ustawy o podatku VAT, którego celem jest zniesienie progu sprawozdawczego w wysokości 1 000 euro oraz wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich transakcji między przedsiębiorstwami (B2B).
1 stycznia 2027 r. (data orientacyjna)
Wkrótce wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur elektronicznych we wszystkich transakcjach między przedsiębiorstwami (B2B), co pozwoli Estonii dostosować się do ogólnounijnych inicjatyw w zakresie podatków cyfrowych.
Legislation
- Obowiązkowe fakturowanie w relacjach B2G
Od lipca 2019 r. dostawcy podmiotów sektora publicznego w Estonii mają obowiązek wystawiania faktur elektronicznych zgodnych z normą europejską EN 16931.
- Wymogi dotyczące archiwizacji
Faktury elektroniczne muszą być bezpiecznie przechowywane przez co najmniej siedem lat, zgodnie z postanowieniami estońskiej ustawy o podatku od wartości dodanej.
- Prawo nabywcy do żądania faktur elektronicznych
Od 1 lipca 2025 r. przedsiębiorstwa zarejestrowane jako odbiorcy e-faktur w rejestrze e-biznesu będą mogły wymagać od swoich dostawców przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
- Samodzielna rejestracja jako odbiorca e-faktur
Firmy mogą teraz samodzielnie zarejestrować się jako odbiorcy e-faktur w Rejestrze e-Biznesu, co usprawnia proces i zmniejsza zależność od pośredników.
- Przyszły obowiązek stosowania e-faktur w relacjach B2B
Do 2027 r. Estonia planuje wprowadzić obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich transakcji B2B, dostosowując się do szerszych inicjatyw UE w zakresie cyfryzacji.
- Wymogi dotyczące sprawozdawczości cyfrowej
Przedsiębiorstwa muszą przekazywać dane transakcyjne dotyczące podatku VAT za pomocą formularza KMD INF, który ma zastosowanie do wszystkich podmiotów podlegających opodatkowaniu, zarejestrowanych jako podatnicy VAT w Estonii.
Obsługiwane formaty
Faktury muszą być wystawiane w formatach strukturalnych, takich jak UBL 2.1, UN/CEFACT CII lub krajowy standard XML EVS 923:2014/AC:2017.
Kanały dystrybucji
Faktury elektroniczne można przesyłać różnymi kanałami, w tym za pośrednictwem sieci Peppol oraz estońskiego zdecentralizowanego systemu certyfikowanych dostawców usług.
Organ regulacyjny
Centrum Rejestrów i Systemów Informatycznych (RIK), podlegające Ministerstwu Sprawiedliwości, nadzoruje przestrzeganie przepisów dotyczących e-fakturowania oraz zarządza e-Rejestrem Przedsiębiorstw.
Wysyłaj bezpiecznie e-faktury do Finlandii dzięki B2Brouter
Dostęp zgodny ze standardem Peppol
B2Brouter jest certyfikowanym punktem dostępu Peppol, umożliwiającym w pełni zgodną z normami elektroniczną wymianę faktur z estońskimi podmiotami publicznymi i przedsiębiorstwami.
Kompatybilność międzynarodowa
Wysyłaj i odbieraj faktury strukturalne w całej Europie za pomocą jednej platformy obsługującej standardy EN 16931 i UBL 2.1.
Automatyczna weryfikacja faktur
Ogranicz liczbę błędów dzięki weryfikacji faktur elektronicznych w czasie rzeczywistym przed wysłaniem, co zapewnia zgodność z formatami obowiązującymi w Estonii i UE.
Przyjazny dla użytkownika i skalowalny
B2Brouter oferuje intuicyjny interfejs oraz skalowalne plany taryfowe dla freelancerów, małych i średnich przedsiębiorstw oraz dużych firm działających w Estonii i poza jej granicami.
Certyfikaty
B2Brouter posiada certyfikat zgodności z normą ISO 27001 w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji, certyfikat dostawcy usług punktu dostępu Peppol oraz jest członkiem EESPA.
