Signature électronique des factures électroniques : comment ça marche ?

La dématérialisation de la facturation est au cœur de la digitalisation des entreprises. Elle prend effectivement son envol grâce à sa généralisation progressive impulsée par le gouvernement. L’Ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 vient de fixer le cadre juridique de la réforme relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction. La réforme qui entre en vigueur à partir du juillet 2024 rendra progressivement la facture électronique obligatoire pour les entreprises. Dans cet article, nous abordons la signature électronique des factures, afin de vous donner le cadre législatif, méthode et avantages de cette démarche.

Le cadre législatif relatif à la facturation électronique

Pour que la facture électronique soit valable, l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité doivent être garanties au moyen de l’un des procédés autorisés, conformément au 2° du VII de l’article 289 du code général des impôts (CGI) :

  • La forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties
  • La procédure de signature électronique qualifiée au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques
  • La forme électronique ayant recours à toute solution technique autre que celles citées ci-dessus ou sous forme papier. Par conséquent, l’entreprise doit mettre en place des contrôles documentés et permanents pour établir une piste d’audit fiable. En d’autres termes, l’entreprise doit prouver le lien entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services.

Le cadre législatif relatif à la signature électronique

La signature électronique, quant à elle, est encadrée par le règlement européen eIDAS. Ce dernier définit 3 niveaux de sécurité de fiabilité :

  • La signature électronique simple : « des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer »
  • La signature électronique avancée : elle doit répondre aux exigences suivantes :
    • être liée au signataire de manière univoque
    • permettre d’identifier le signataire
    • avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique. Le signataire l’utilise de manière exclusif car le niveau de confiance est élevé.
    • être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
  • La signature électronique qualifiée : elle repose sur un certificat qualifié de signature électronique.

Facture électronique signée : quelle méthode ? quels bénéfices ?

En résumé, il est possible d’émettre une facture électronique sans message structuré ou sans piste d’audit fiable. La seule condition est de la sécuriser au moyen d’une signature électronique qualifiée. La signature électronique qualifiée apposée sur la facture électronique assure la non-altération de la facture depuis sa création. Dans ce cas précis, l’élaboration de la piste d’audit fiable telle que définie au BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20 n’est pas requise.

Pour signer électroniquement une facture, il est indispensable de se munir d’un certificat électronique qualifié. A noter, que le certificat électronique qualifié doit être obligatoirement délivré par un prestataire de service de certification électronique (PSCO) qualifié. Cette qualification sert à attester de sa conformité à un niveau de sécurité du référentiel général de sécurité (RGS).

Ce procédé sécurisé de signature électronique offre aux entreprises la possibilité d’émettre des factures conformes en toute simplicité et rapidité.

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