Qu’est-ce que la facture électronique ?
En France, la facture électronique fait son apparition le 1er janvier 2017. C’est avec le chantier de simplification des processus, aussi connu sous le nom de choc de simplification, que le gouvernement veut faciliter et moderniser la vie quotidienne des entreprises. En effet, un Français sur quatre jugeait trop complexe sa relation avec l’administration : formalité longue, contact et déplacement répétées, manque de proactivité….
C’est dans ce contexte que toutes les entreprises Françaises passent à la facture électronique, lorsqu’elles sont à destination du secteur public. Il convient donc d’utiliser le portail Chorus Pro pour faire transiter l’ensemble des factures électroniques en France. Depuis 2017, la simplification des relations pour les marchés publics correspond à près de 140 millions de factures échangées.
Les relations interentreprises restent cependant faiblement dématérialisées et l’Etat a pour ambition de continuer à simplifier la chaîne de facturation. En effet, toutes les entreprises soumises à la TVA devront progressivement passer à la facture électronique obligatoire entre 2024 et 2026 (l’article 153 de la loi de finance 2020). Dans cet article, on décrypte pour vous qu’est-ce que la facture électronique, afin de vous donner une vision globale et précise des attentes de l’administration fiscale Française.
Définition et présentation des obligations de la facture électronique
La facture électronique est également connue sous les noms d’e-facture, d’e-invoicing ou encore de facture dématérialisée. Elle atteste comme une facture papier ; d’un achat ou d’une vente de biens ou de services. A la grande différence du papier, la facture électronique s’attarde davantage sur le contenu que sur son format. Elle est émise, transmise et reçue de manière dématérialisée grâce à des plateformes ou portails. Ce document commercial doit respecter les caractéristiques suivantes :
- Être créé, envoyé et conservé sous format électronique
- Contenir des données structurées normalisées reflétant l’opération facturée.
- Être composé des mêmes mentions légales qu’une facture papier
- Respecter les 3 règles suivantes :
- L’identité de l’émetteur
- L’intégrité du contenu afin de rendre toutes modifications impossibles après sa création
- Sa lisibilité par le destinataire
Le cycle de vie d’une facture électronique
De nombreux statuts ont été créés pour connaître l’état de traitement d’une facture. Il y’aura donc des statuts obligatoires à respecter, recommandés et optionnels.
Quelles sont les obligations de la facture dématérialisée ?
Pour être considérée comme facture électronique par l’administration fiscale, cette dernière doit garantir l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité par un être humain. Pour répondre à l’obligation de la facture dématérialisée, il existe plusieurs possibilités pour les entreprises :
- Le réseau Peppol (Pan European Public Procurement On-Line) simplifie et normalise les échanges électroniques de documents entre les entreprises Européennes. Il permet un format standard et conforme en émission et réception de factures. Pour y accéder, il nécessite d’avoir un prestataire informatique certifié et connecté au réseau international Peppol.
B2Brouter est une des premières solutions certifiées Peppol. Depuis 2011, nous avons développé notre solution de facturation électronique en SaaS, en respectant toutes les spécifications Peppol, dans le but d’offrir des services conformes à nos utilisateurs. - La signature électronique des factures en conformité avec le Référentiel Général de Sécurité de niveau 2. Il vous permet de signer avec l’adresse électronique du signataire et preuve de son identité.
- Mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF). En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de justifier de la réalité économique de la prestation. Celle-ci doit être documentée et permanente pour être valable. Le but est de pouvoir reconstituer de façon complète et irréfutable la chronologie du processus de facturation depuis son origine jusqu’à son archivage. Pour ce faire, il faut pourvoir lier la facture et tous les documents relatifs à la transaction (devis, bon de livraison…). L’entreprise doit mettre en place des outils de contrôle manuel ou automatique et pouvoir produire à la demande les éléments de preuve en cas de contrôle.
Quelle solution choisir pour réaliser votre facture électronique ?
Une fois votre facture réalisée, celle-ci doit être adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme ou d’un portail qui permettra de gérer la dématérialisation de votre document et d’en extraire certaines données, qui seront transmises à l’administration fiscale (identification du fournisseur, montant HT, montant TVA due…)
De nombreuses solutions existent sur le marché avec des utilisations, des fonctionnalités diverses et variées. De plus en plus de solutions SaaS sont sur le marché et répondent à un besoin de mobilité et de connexion aux données 24h/24 et 7 jours/7. La licence continue cependant à exister même si c’est un modèle qui tend à disparaître ou à être optimisé grâce à l’hébergement de la solution. La facture électronique en SaaS ou Licence, tout dépendra de vos besoins d’entreprise.
La différence entre la facturation électronique en SaaS et en Licence
La facture électronique en SaaS (en ligne)
- Abonnement mensuel ou annuel
- Engagement sur plusieurs mois pour pouvoir utiliser la solution
- Hébergement inclus
- Mise à jour légales et fonctionnelles incluses et automatiques
- Maintenance incluse
La facture électronique en licence (à installer)
- Achat de la solution
- Durée illimitée car vous en êtes propriétaire
- Hébergement optionnel
- Mise à jour légales et fonctionnelles à effectuer manuellement et très souvent incluses dans le cadre d’un contrat de maintenance.
- Maintenance dans le cadre d’un contrat
La différence entre Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou Opérateur de Dématérialisation (OD)
En France, de nombreux acteurs tels que la DGFIP, AIFE, FNFE-MPE, éditeurs de logiciels… participent activement à la mise en place de la facturation électronique. Le modèle retenu est un modèle en Y, où plusieurs acteurs seront au cœur de la facture électronique :
Les » Plateformes de Dématérialisation Partenaire » (PDP)
Ce sont des tiers de confiance de l’état. Ils mettent la dématérialisation et la transformation numérique au cœur de leur application. L’avantage pour l’utilisateur s’en ressent dans la richesse fonctionnelle, l’ergonomie, l’innovation technologique et des services à valeur ajoutée. A cela s’ajoute une démarche qualité appuyée par une immatriculation PDP, garantissant la sécurité des données et respectant la règlementation. Elles seules seront habilitées à transmettre les informations à l’administration fiscale si vous ne passez pas par le portail de l’état.
Les » Opérateurs de dématérialisation » (OD)
Ce sont des éditeurs de logiciels de gestion, qui n’ont pas pour vocation à devenir des PDP, parce que le cahier des charges à respecter est trop complexe ou coûteux. Il devront tout de même faire évoluer leurs logiciels de gestion pour aider les entreprises à répondre à cette problématique. Les entreprises utilisant ces logiciels de gestion devront travailler avec des PDP pour envoyer et réceptionner les factures au format attendu par la l’administration fiscale ou bien l’OD devra se connecter au PPF.
Le » Portail Public de Facturation « (PPF)
Il s’agit d’une solution mise à disposition par l’administration fiscale (en France : Chorus Pro), car toutes les données de facturation utiles à l’administration fiscales devront pouvoir être récupérées.
Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise solution, tous les acteurs informatiques auront une place à jouer. Votre choix dépendra de vos besoins : volume de facture à traiter, fonctionnalités attendues, organisation de l’entreprise, budget et de votre système d’information actuel. Il vous faudra veiller à respecter la législation Française pour ne pas voir vos factures rejetées, voir vos paiements se rallonger ou perdre en productivité.
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Schéma représentant les divers acteurs et rôles dans la mise en place de la facturation électronique en France
Quand est-ce que vous devrez passer à la facture électronique ?
Vers une facture électronique progressive des entreprises selon leur taille ou leur Chiffre d’Affaires (CA), afin de bénéficier d’un accompagnement par l’administration fiscale :
- 2024 :
Les grandes entreprises (effectif >5000 ou CA >15 Mrd€).
Elles devront émettre et réceptionner dès juillet 2024.
- 2025 :
Les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI – Effectif > 250 – 5000 ou CA < 1.5 Mrd€).
Elles devront réceptionner dès juillet 2024 et émettre dès janvier 2025.
- 2026 :
Les petites et moyennes entreprises (TPE ET PME – Effectif <250 ou CA < 50 M€).
Elles devront réceptionner dès juillet 2024 et émettre dès janvier 2026.
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