FAQ sur la facturation électronique : tout ce que vous devez savoir sur la e-facturation

: . e1. Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Une facture électronique est une facture créée, émise ou reçue dans un format électronique au moyen d’un outil numérique. La facture électronique est un équivalent de la facture papier à condition de respecter les exigences légales et fiscales en vigueur. Sous réserve d’acceptation par son destinataire, la facture électronique doit garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Ces conditions sont assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

L’article 289 du Code Général des Impôts autorise la transmission des factures par l’un des 3 modes :

  • Soit sous forme de message structuré (EDI) selon une norme convenue entre les parties (EDIFACT, XML…) ;
  • Soit en recourant à la signature électronique avancée qui s’appuie sur un certificat électronique qualifié délivré par un prestataire de confiance qualifié ;
  • Soit en établissant une Piste d’Audit Fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestations de services qui en est le fondement

A noter que la facture électronique se distingue de la facture numérisée. En effet, cette dernière correspond à la numérisation de la facture au moyen d’un scanner par le destinataire dans le but de son traitement et d’un archivage. Seule la copie fiable réalisée dans les règles de l’art a la même force probante que l’original. Les conditions de fiabilité de la reproduction par voie électronique sont précisées dans le décret d’application 2016-1673 du 5 décembre 2016.

2. Est-ce que la e-facturation est obligatoire en France ?

La facturation électronique est déjà rendue obligatoire depuis 01 janvier 2020 pour toutes entreprises françaises adressant des factures aux structures du secteur public (collectivités territoriales, hôpitaux, établissements publics, …). Dans le cadre de la dématérialisation de la commande public, l’article 3 de l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 a fixé un calendrier de passage progressif à la facturation électronique pour les fournisseurs de l’Etat selon la taille de l’entreprise. La transmission des factures se fait via Chorus Pro, une plateforme mutualisée mise à disposition par l’Etat.

A partir de 2024, la facture électronique devient aussi obligatoire dans les échanges des acteurs assujettis à la TVA. L’article 153 de la loi de finance 2020 prévoit la même application progressive comme en B2G. La transmission des factures sera possible par le biais de la plateforme nationale (PPF) ou via une plateforme privée (PDP) certifiée par l’administration Française.

A terme, la facturation électronique interentreprise permettra de répondre à plusieurs objectifs :

  • Lutter contre la fraude fiscale grâce au suivi de la TVA collectée
  • Faciliter les déclarations TVA en ligne par la mise à disposition d’une version préremplie de l’imprimé déclaratif
  • Réduire les délais de paiement
  • Simplifier le traitement des factures

3. Quels sont les formats acceptés de facture électronique ?

On distingue 3 types de formats de facture électronique acceptées par l’administration fiscale :

Le format dit «non-structuré»

Celles-ci affichent le contenu sous forme d’image, non modifiable. Le format le plus répandu est le PDF/A-3. Il est facile à créer avec n’importe quel logiciel de facturation. Il permet une certaine intégrité et peut être facilement sécurisé par une signature électronique.

Le format dit «structuré»

Les formats structurés permettent d’automatiser les traitements. Ces formats sont plus complexes à créer et à déployer. Ils sont émis en respectant les différentes normes d’échange de données informatisé : EDI (EDIFACT, EANCOM), XML (UBL, UN/CEFACT) …

Le format dit «mixte» ou «hybride»

L’utilisation du format non structuré empêche l’automatisation. Le format structuré est trop complexe et parfois non lisible pour des entreprises de taille moyenne (PME). Le format hybride offre la possibilité d’associer un format non structuré à des données exploitables facilement au sein d’un même fichier structuré.

Un nouveau standard franco-allemand a vu le jour en 2018 : Factur-X. Il s’agit d’une facture au format PDF/A-3, facilement lisible par l’utilisateur et conforme à la norme ISO 19005-3. Ce format garantit un archivage à long terme, à l’intérieur duquel est joint un fichier de données structurées. Ce fichier de données est conforme à la norme EN 16931 et permet d’automatiser son traitement.

4. Quel logiciel choisir pour faire la facturation électronique ?

Il est important de choisir un prestataire technologique et une solution adaptée à vos besoins.

Plusieurs critères peuvent être pris en compte pour arrêter votre choix :

Les certifications et qualifications du prestataire

Par exemple, l’association GS1 France attribue annuellement la qualification en matière de la facture électronique EDI qui offre une garantie de la conformité de l’offre par rapport à la règlementation en vigueur. D’autres certifications telles que ISO 27001 permettent d’attester la confidentialité et la sécurité des échanges.

Les références clients

Il peut être utile de s’assurer de l’expérience et de la maîtrise du déploiement des projets de la e-facturation. Pour ce faire, les témoignages et avis clients sont une nécessité pour évaluer de la qualité du prestataire de services.

Les mises à jour régulière du logiciel

Disposer d’une solution évolutive permet d’avoir une solution adaptée aux exigences techniques, légales et de sécurité.

B2Brouter propose à tous types d’entreprises un service de facturation électronique en ligne permettant de dématérialiser les factures sous forme de messages structurés. La plateforme B2Brouter prend en charge le déploiement des factures en réalisant différents traitements (traduction, validation, signature électronique…). Elle est interfacée avec de nombreux réseaux publics comme Chorus Pro, PEPPOL, FACe, SDI, Mercurius… Par ailleurs, elle peut s’interfacer avec les ERP/PGI du marché, ainsi que les logiciels de gestion ou de facturation. Nous proposons en effet, des connecteurs compatibles via API, SFTP ou B2Bconnector.

5. Qu’est-ce que Chorus Pro ?

Dans le cadre de la dématérialisation de la commande public, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a développé et mis en place en 2017 une plateforme mutualisée pour la facturation électronique portant le nom de Chorus Pro.

Côté émetteurs, le portail de facturation permet la transmission des factures sous forme électronique par tout fournisseur privé ou public à destination de la sphère publique (plus de 100 000 entités). Les émetteurs ont accès également au dépôt ou saisie des factures, au suivi du traitement de leurs factures, à l’ajout des pièces complémentaires nécessaires au traitement, à la consultation des engagements émis par les services de l’Etat.

Coté destinataires, les factures et ses pièces-jointes sont consultables et téléchargeables en ligne, elles peuvent être recherchées, validées ou rejetées. Ce sont plus de 55M de factures traitées via Chorus Pro en 2020 (+20% par rapport à 2019).

Par conséquent, Chorus Pro présente des avantages indéniables en termes de sécurité et de fluidité des échanges. De plus, elle garantit la diminution du temps de traitement et la réduction des délais de paiement.

6. Comment déposer une facture sur Chorus Pro ?

Les factures dématérialisées sont transmises par les fournisseurs de l’Etat par le biais de Chorus Pro ; le point d’entrée unique au choix :

  • En mode «EDI» : il permet des échanges de flux de données de facturation de façon instantanée entre le SI du fournisseur et Chorus Pro. Cette connexion est mise en œuvre par le service informatique de l’entreprise fournisseur. La complexité de ce déploiement fait que ce mode d’émission est réservé aux entreprises transmettant d’important volume de factures.
  • En mode «Portail» : vous téléchargez ou saisissez les factures manuellement. Ce mode est davantage utilisé par les entreprises qui ont un petit volume de factures mensuel.
  • En mode «Service» :  vous intégrez les factures du fournisseur via l’API d’un prestataire. Dans ce cas-là, les fonctionnalités proposées par Chorus Pro sont intégrées dans le SI du fournisseur d’Etat. L’intégralité des processus est automatisée mais implique des développements conséquents au préalable.

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