¿Cuándo es obligatorio hacer una factura electrónica?

El uso de la factura electrónica ha supuesto un gran paso adelante. La instauración de la tecnología en la empresa se ha visto impulsada con la llegada de la facturación electrónica. El tejido empresarial de nuestro país es mayoritariamente de PYMEs, y muchas funcionaban de la manera tradicional a la hora de emitir y recibir facturas. Y aunque en la actualidad, facturar electrónicamente sólo es obligatorio si vas a realizar algún trabajo para cualquier organismo de la administración pública, la tendencia es que se va a instaurar también para empresas privadas. Así pues, echemos un vistazo de cerca a qué es la factura electrónica y, sobre todo, cómo hacerlo y de qué manera afecta a mi empresa.

La obligatoriedad de la factura electrónica

La factura electrónica es una factura normal y corriente, con la particularidad de que en vez de hacerla en papel, se hace mediante una herramienta informática y con un formato determinado. La primera vez que aparece la factura electrónica en nuestro país es con Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este decreto afecta tanto a las facturas en papel como a las facturas electrónicas. Desde este documento se regulan aspectos como la obligación de expedir factura, los tipos de facturas, el contenido de la misma, requisitos, especificidades de la factura electrónica, etc.

En realidad la facturación electrónica sólo es obligatoria cuando debemos facturar a la administración pública, y lo es desde 2015. Además no siempre es obligatorio, pues hay casos en los que si la cuantía es inferior a 5.000 euros, todavía se permite la factura en papel. Estas especificidades vienen marcadas también por la legislación a nivel autonómico o local. Nuestra recomendación es que si tienes dudas con respecto a si debes o no presentar factura electrónica, te dirijas al organismo correspondiente. Pero sí que es cierto que el uso de la factura electrónica tiende a extenderse y a hacerse obligatorio de manera paulatina para todos. Por ello, mejor empezar a utilizarla cuanto antes.

Uno de los objetivos por los que se instaura la factura electrónica con la administración es por controlar el fraude fiscal, pero también hay otros motivos. El ahorro económico es uno, pues el gasto en papel se reduce de manera considerable. Y no olvidemos el ahorro en espacio y tiempo. La factura electrónica permite acortar los ciclos de tramitación (y por ende, en teoría, agilizar el cobro), reducir errores humanos pues el proceso se automatiza y agiliza, mejorar el servicio al cliente, etc. Y es que si tu empresa todavía no se ha puesto al día con este tipo de herramientas, es más que recomendable que comiences a valorar la posibilidad con un programa de facturación electrónica.

Si estamos perdidos con respecto a la facturación electrónica, la verdad es que podemos dirigirnos a la web de FacturaE del Gobierno de España, pues nos ayudará a aclarar muchas dudas. Ya hemos señalado que, de momento, sólo es obligatoria para las facturas que remitan a la administración pública. Pero también puedes facturar de manera electrónica a otra empresa privada. Y es que para emitir facturas electrónicas sólo necesitas tener firma electrónica y un programa que las cree. Eso sí, no vale cualquiera. La factura electrónica se crea en un formato específico, el XML, y de acuerdo a unos estándares concretos. Por ello tendrás que estar seguro de que el programa informático que utilices puede crear facturas con unos requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de la factura electrónica

En muchas ocasiones, como hemos señalado al principio, uno de los miedos más grandes es el de introducir este cambio tecnológico en nuestras empresas. Para facilitarlo, existen múltiples herramientas accesibles, intuitivas y seguras que nos ayudan a hacer esa transición del papel al ordenador de una manera que ofrece mayores garantías. B2Brouter es un ejemplo de aplicación simple pero potente, muy fácil de utilizar y personalizar, que nos va a ahorrar quebraderos de cabeza. Crea facturas electrónicas rápidamente, adaptadas al formato XML, que incluso se puede integrar con tu ERP (en el caso de que utilices) y con una herramienta sólo pretende facilitarte el tránsito de la factura tradicional a la factura electrónica. Tu futuro, con B2Brouter.